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Planilha-as-BI: custos escondidos na construção de relatórios e análises manuais com planilhas eletrônicas

Desde que as planilhas eletrônicas surgiram, em meados dos anos 80, praticamente em conjunto com o computador pessoal (quem se lembra do VisiCalc?), tornaram-se unanimidade na elaboração de relatórios e análises de negócio nas empresas. A cada nova versão, diferentes funcionalidades e recursos poderosos são incorporados. Atualmente, é sinônimo de Excel que garante uma posição sólida no mercado. Seu uso corrente faz com que seus recursos sejam considerados conhecimento padrão exigido a todo profissional de mercado, em qualquer área e nível profissional.

Infelizmente, um software de planilha eletrônica não é uma solução perfeita e completa para um ambiente de tomada de decisão corporativo.
Não se trata aqui de propor a eliminação das planilhas do mundo corporativo. Pelo contrário. Todos os funcionários conhecem e conseguem manipular e entender pelo menos os seus conceitos mais básicos. Atualmente, o uso de planilhas é ensinado até mesmo no nível fundamental em muitas escolas. Mas não podemos esquecer que planilhas eletrônicas são planilhas eletrônicas, e não uma solução abrangente para toda uma gama de necessidades exigidas em um ambiente de tomada de decisão. Pode sim ser parte de uma solução integrada, sendo usada com finalidades específicas.
Neste artigo, vamos analisar alguns pontos importantes que podem ser observado no uso indiscriminado de planilhas eletrônicas para construção de relatórios e análises manuais, o que sorrateiramente pode significar uma série de custos escondidos.
1 – Horas de esforço
Relatórios e análises em planilhas eletrônicas têm tendência em levar uma vida para serem feitas. Quantas vezes você já se deparou trabalhando em uma planilha por horas e horas para então descobrir que está trabalhando com dados ruins ou com uma fórmula errada? Esta situação frustrante é muito comum e também o maior custo escondido no desenvolvimento manual de relatórios e análises com planilhas. Relatórios e análises manuais envolvem obtenção e validação manual de dados, construção manual de fórmulas, gráficos e diagramas, e distribuição manual das planilhas para colegas, parceiros e clientes. Se estas etapas não forem automatizadas, pessoas consomem tempo – normalmente muitas horas – para criar, ajustar, refinar e compartilhar planilhas eletrônicas.

2 – Erros decorrentes de definições e padrões deficientes ou ausentes
Relatórios manuais podem tornar-se (e freqüentemente tornam-se) complicados pela falta de padrões corporativos. Por exemplo, alguém elabora uma planilha de vendas do mês anterior obtendo dados do sistema de vendas. Uma hora depois disso, alguém faz uma atualização no sistema de vendas, incorporando novas vendas ao mês anterior. Como a ‘foto’ do mês anterior foi extraída manualmente, sem um ponto de acesso centralizado aos dados, a planilha está desatualizada antes mesmo de estar concluída.
Outro problema comum com relatórios manuais é o uso de diferentes fórmulas que refletem o mesmo conceito. Por exemplo, o departamento financeiro pode definir como Vendas a soma de todos os pedidos assinados em determinado período. O departamento comercial pode definir como Vendas a soma de todos os pedidos entregues em determinado período. Sem uma fórmula única para Vendas, diferentes departamentos e por conseqüência pessoas diferentes apresentarão diferentes resultados de Vendas em seus relatórios.
Exceto se sua empresa tenha convencionado e publicado (além de fazer uso ) conceitos únicos para fórmulas de indicadores de negócio em corporativos, é bem grande a possibilidade de conceitos duplicados ou erros simples estarem presentes nas suas planilhas. É praticamente impossível escapar de erros humanos. Estes tipos de erros significam horas de esforço perdido e, o que é pior, decisões erradas. Esforço perdido combinado com decisões erradas representam custos significativos embutidos no desenvolvimento de relatórios de forma manual.

3 – Talento perdido
CFOs, CIOs, CEOs e Vice Presidentes gastam muitas horas trabalhando com planilhas. Embora estes executivos devam ser conhecedores na manipulação de planilhas e devam receber regularmente relatórios financeiros, comerciais, operacionais, etc, em formato de planilhas, os mesmos não podem perder tempo fazendo ajustes finos nos mesmos. As horas que um executivo passa fazendo ajustes em formulas, ou ajustando cores em um gráfico, são horas que não estão fazendo o negócio andar ou não estão tomando decisões sobre como o negócio pode ter mais sucesso. Os custos escondidos com relatórios manuais nos níveis executivos normalmente são subestimados e podem ser substanciais.

4 – Risco de Dependência
É muito comum nas empresas as chamadas “super-planilhas” que direcionam as decisões e tendências corporativas. Junto com cada super-planilha há normalmente um “super especialista”, um profissional especializado em saber como a planilha funciona. O que acontece quando este especialista falta ou deixa a empresa? Como novos dados, assuntos e formulas serão incorporados a estas planilhas? A realidade é que muitas empresas são dependentes destas super planilhas e dos super especialistas. No mínimo, no mundo de negócios de hoje, as super planilhas levam a necessidade da empresa a ter habilidade para tratar com alguma auditoria. No pior dos casos, pode representar perda de negócios e custos não planejados.

5 – Esforços duplicados e desorganização
É muito comum que diferentes grupos em uma organização criem relatórios manuais muito similares ou até mesmo idênticos. Como mencionado anteriormente, isto pode representar risco de duplicidade de esforços por falta de padrões. De forma simplificada, esta duplicidade de esforços pode representar custos duplicados. Freqüentemente esta duplicidade não acontece simultaneamente. Normalmente, uma pessoa cria uma planilha para resolver um problema específico em um ponto específico do tempo. Então, meses depois, alguém em outro departamento ou área necessita do mesmo relatório, mas não faz idéia que alguém já o criou. Este cenário comum não resulta apenas na duplicação de esforços, mas na perpetuação do mesmo problema. Se nenhuma ação for tomada, é grande a possibilidade de uma terceira pessoa ter o mesmo problema e desenvolver a mesma planilha pela terceira vez. Esta duplicação de esforços representa claramente o desperdício de recursos no desenvolvimento de relatórios e análises manuais.

6 – Decisões desatualizadas por falta de informação certa no tempo certo
A criação de planilhas complexas, especialmente quando a entrada de dados é feita de forma manual, pode levar uma eternidade. Obter e verificar a entrada de dados manualmente pode se tornar uma tarefa que consome muito tempo. Quanto maior o tempo que se leva para obter os dados e criar uma planilha complexa, maior o tempo que se tem de esperar para tomar decisões. Se estas decisões envolvem processos críticos do negócio, como vendas, inventário, agenda de pagamentos e entregas, o resultado desta espera pode ser significativo. Decisões não tomadas a tempo podem significar perda de oportunidade de vendas e aumento de custos. Normalmente estes custos são subestimados nas organizações.

7 – Decisões erradas por informação incorreta
Muitas vezes é necessário tomar decisões mesmo sem dados de suporte disponíveis. Nestes casos, os responsáveis pela tomada de decisão tentam usar seu melhor palpite ou tentam obter os dados rapidamente, desprezando etapas de verificação e validação. Esta rapidez na criação dos relatórios aumenta o risco de erros, como é de se prever. O resultado pode ser um desastre. Uma decisão ruim por conta de dados errados pode custar milhões em perda de vendas ou custos adicionais.

8 – Desperdício de recursos de TI
Quando uma empresa cria uma série de relatórios e análises manuais, normalmente isto representa um esforço árduo ao departamento de TI. Muitas vezes, TI fica com a tarefa de extrair os dados dos sistemas transacionais (por exemplo, ERPs, Base de Clientes, etc). Quando os esforços para criar planilhas manuais não são coordenados ou quando há esforços duplicados, o departamento de TI acaba sendo chamado para suportar o trabalho de múltiplas áreas. A falta de um fluxo de trabalho estruturado sobrecarrega o departamento de TI, o que representa outro custo escondido na construção de relatórios e análises manuais.

9 – Inabilidade de acesso aos sistemas transacionais
Muita empresa tem feito investimentos substanciais em sistemas como ERP, CRM e Data Warehouse. Por razões de segurança e gerenciamento de recursos, a maioria dos usuários não técnicos não tem acesso direto a realizar queries nestes sistemas. Por exemplo, o acesso a um banco de dados diretamente por uma planilha requer uma assinatura (usuário e senha) embutida na mesma. Muitas organizações entende que este acesso é um risco de segurança inaceitável, portanto não permitem o acesso desta maneira. Desta forma, embora a empresa tenha ferramentas e recursos poderosos, usualmente eles não estão acessíveis para os relatórios manuais de forma direta. Então os usuários frequentemente encontram outro jeito – normalmente de um jeito bem trabalhoso – para obter os dados dos sistemas fonte. Esta ineficiência pode representar um custo substancial.

As planilhas eletrônicas são ferramentas poderosas para visualização, elaboração e publicação de relatórios e análises. É praticamente ilimitado o potencial de apresentação de dados em diferentes formatos, gráficos, diagramas, tabelas, tamanhos, fontes, legendas, títulos, cores, etc. Muitos dos custos aqui apresentados podem ser minimizados, entendendo e fazendo o melhor uso das planilhas.

Além de considerar o investimento em definição de uma Arquitetura de Informação que contemple sistemas para tomada de decisão (Business Intelligence), e alinhada a uma Arquitetura Corporativa de TI, prevendo o uso de planilhas nesta arquitetura, é importante investigar e entender o quanto de investimento está comprometido com planilhas eletrônicas, qual a dimensão de seu uso e quanto do seu uso está ultrapassando as fronteiras da sua real finalidade.